知己知彼百戰不殆——中小型企業實施PDM/PLM前的準備工作

時間:2011-02-26 19:30:54 來源:

知己知彼百戰不殆

——中小型企業實施PDM/PLM前的準備工作

隨著設計數據的大量積累以及3D設計的推進，目前很多企業都在考慮上PDM或者PLM，而且有些企業還把PDM當成了企業信息化的救命稻草。希望PDM可以實現至少是設計領域的信息化的提升，解決目前遇到的諸如圖文檔管理問題、版本問題、歷史數據的問題、工藝的等等諸如此類的問題，而實施顧問公司也因為種種原因，也不愿意對企業進行大量的售前培訓和引導，所以就造成了一個誤區，那就是企業只要想上PDM，只要好好的選擇一個實施公司就可以成功，而且效果會很好。但是現實證明，這是想當然的想法，大多數公司的PDM只是淪落成了一個圖文檔的儲存工具，甚至還嚴重阻礙了正常的業務流。筆者認為，要想讓PDM/PLM軟件能夠在企業扎根，并給企業帶來效益和好處，企業還是要靠自己的，光靠外力是不可能讓一個PDM系統正常的運作并逐漸的成長起來的，這也是類似于PDM/PLM系統如ERP等信息化系統在中國應用效果不好的原因之一。

對于中國大多數中小型企業來說，由于對計算機系統的應用時間較短，對于實施系統過程中，產生的信息化需求，大部分的管理層并沒有一個清晰認識和解決問題的思路（不知己）；而且顧問公司和軟件公司為了銷售業績，往往夸大了軟件的應用范圍和領域及作用（不知彼），這就造成了管理層在不具備相關基本的計算機信息化系統的常識下產生了錯誤的理解，相關人員也沒有真正的對信息化系統的作用和特點以及解決問題的范圍和領域有正確的認識，而系統實施執行層甚至規劃層的素質也普遍的不高（大部分的專業人才一畢業就做編程、開發了，缺少相關的業務背景能力），這是造成目前信息化系統在中國屢屢失敗的部分原因。

所以企業在應用PDM/PLM系統之前，管理層或者企業的系統規劃人員，要經過大量的考察工作，真正的理解系統實施后的工作流和結果，最好能夠結合自身的特點規劃詳細的系統實施效果方案，這樣在簽訂合同的時候，也可以非常明確的提出需求，不僅僅能夠規范雙方的責任，更能夠節省系統實施過程中的時間，減少不必要的糾紛，而且能夠保證實施質量。

作為一名合格的系統管理或規劃人員，首先要對企業的現有業務需求有明確的理解（知己），然后對需求能夠有明確的解決方案、思路（知彼），對能夠解決需求的軟件或者系統有清晰的了解，要知道沒有計算機系統和有計算機系統后管理、工作流等方面要有那些變化，以適應新的系統或新的工作場景，要知道系統能夠解決什么，不能夠解決什么（比如PDM系統能夠對圖紙進行有效的版本管理，但是它不能縮短圖紙產生的時間，也不能降低圖紙中本身的設計錯誤，更不能自動的產生圖紙）。

說到現在，企業在上PDM系統前應該做哪些工作呢？

1：梳理和規范現有的相關流程，明確各個部門的流程及權限。

雖然業界有說PDM是基于現有業務流程而PLM是基于未來規劃流程的，但是有以下幾點值得關注：

1.1 到目前為止，沒有任何系統能夠真正意義上完全實現外部的物理流程。

也就是說，企業內部平常討論的工作流程，系統只能對數據產生的節點以及數據本身的審批流程進行管理，而不能完全的模擬或者再現外部的物理流程。

1.2 電子數據本身審核流程剛開始不宜過于復雜。

由于大多數系統的應用人員可能從來沒有應用過類似的系統，特別是管理層人員，剛開始設計的電子數據的審核流程不宜太長，太復雜，有時候看起來很完美的流程本身一種不完美，要注重效率和可行性。

1.3 明確流程節點各個責任人員，確定流程節點的執行力

大多數情況下，企業不是不能制定相對完美或者符合現實的流程，而是缺少必要的執行力，很多情況下，實施系統了，并不是規劃的不合理，而是執行的力度不夠，不能執行下去，導致系統陷入停滯狀態，一個節點停滯了，就可能導致一系列的停滯。

1.4 規劃的流程要盡量符合電子信息系統管理的特點

很多情況下，企業基于習慣的角度，都要求系統規劃人員盡量符合現有業務流程的習慣，而往往高層決策管理人員的決策沒有基于信息系統管理特點，所以需要學習或傾聽相關人員的意見與建議。

1.5 不要把PDM/PLM系統實施公司當成企業管理咨詢公司

有些企業把PDM/PLM顧問公司當成管理咨詢公司來用，認為凡是跟系統相關的東西都需要顧問公司搞定，特別是流程規劃上，而PDM/PLM顧問公司的本質以及實施的時間、素質、對企業的了解和熟悉程度就決定了其不可能有能力滿足上面的要求。與其強行的滿足客戶要求還不如堅決的予以拒絕，企業也不要浪費時間，要么就進行自我規劃和改善，要么請專業的管理顧問公司。流程重整和PDM系統是實施時可以同步進行的，但是需要企業本身強大的規劃和執行能力。

2：整理企業現有設計相關的編碼規則

由于歷史原因，中小型企業的編碼規則要么適合于手工管理的編碼原則，要么就是“放羊”沒有標準，這樣就給實施PDM/PLM系統帶來很大的困難。眾所周知，改變一個人習慣是一件很困難的事情，而改變一個企業的習慣是一件更困難的事情。

2.1 適合于手工管理特點的編碼規則的整理

企業都是由小到大的，有手工到信息化，所有存在遺留的問題很正常，只要正視問題，就一定可以解決問題。目前來說，手工編碼的最大特點就是包含了很多的信息在里面，以使得看到編碼本身就能知道一系列的信息，比如是什么？屬于哪個類型的，什么材質的等等。但是計算機信息系統個管理特點則要求，只要保證編碼的唯一性和合理性即可。不需要過于繁復的規則去產生一個編碼，實施也證明了包含有大量系統的編碼是在應用系統后是沒有太大意義的，信息系統有很多的手段去得到此編碼所包含的相關信息。

所以從效率、安全、完備性的角度出發，個人建議企業實施適合于計算機信息系統管理特點的編碼系統。大多數情況下啟用新的編碼規則和編碼系統，需要一定的人力物力處理歷史遺留問題。

2.2 無規則編碼的整理

有時沒有規則有時候比有規則還要好，理論上只要指定新的規則滿足系統需求即可，無需對習慣及大量的歷史問題進行處理。但是從“自由”到“規范”可能會損害部分人的權利和利益，所以要循序漸進，不宜用猛藥，一步到位的做法往往會得到相反的結果。

3：規劃、規范現有數據存儲模型和權限管理

受限于歷史原因，到目前為止，很多企業還是對紙質數據的重視程度遠遠高于電子數據，而隨著企業及客戶要求的提高和社會的發展，企業的核心數據必將是電子數據，其安全性、可管理性的要求也必將越來越高，所以對企業的數據進行合理的分類和權限的定義，更有利于數據的安全、和使用。有以下幾點需要注意：

3.1 定義統一的滿足整個企業或者滿足高端需求的數據存儲結構和存儲模型，而不是滿足某一個特權部門的數據存儲模型，要考慮整體的效率。

很多企業都沒有電子數據集中存儲的習慣，更多的是紙質文檔的集中存儲和管理，部分企業即使都放在服務器上，但是因為沒有專人管理或者沒有相關的經驗，仍然采用了傳統的手工式的管理，而且各自管各自的，一旦有人員的流動或者執行力的不足，很容易造成數據資料的混亂，而IT部門只能對硬件和共享方式、訪問權限等進行處理，而沒有能力對資料本身進行管理，所以就造成了資料越多就越亂的問題。

所以企業需要對各種數據資料進行規范和標準化，統計現有的文檔類型以及存儲習慣。指定體現公司效率的文檔的存儲規則和存儲習慣，是一件很有意義的事情，一方面便于統計和檢查資料的完備性，另一方面可以規范操作，便于維護系統和數據的安全性。

3.2 在滿足安全的前提下，不要對權限進行過于復雜的設置，要兼顧效率。

權限是一面雙刃劍，筆者認為最好采用外緊內松的方式，在保證整體數據資料安全的前提下，盡量擴大資料查閱權限的范圍，如筆者遇到一個企業，他們要求同一個設計小組內部的不同人員不能相互查看對方的資料，這勢必就造成了設計資料重復利用率的下降，也產生了一系列的問題，設計人員寧愿查看紙質文檔也不愿意去看最新的數據資料（沒權限看，但紙質的可以看），這種限制是一點意義都沒有的。其實就一個企業而言，我們需要考慮怎么提高設計的效率，降低設計失誤。提高設計質量，而不是絕對的保密，雖然保密性也很重要。有時開玩笑說，“這些東西都在我的腦子里，你把電腦上一把鎖有用嗎？呵呵”對于設計人員更多的是靠職業道德素質，而不是外在的東西。

3.3 主要的數據存儲模型需要根據實際的需求進行標準化的定義

標準化的工作在很多企業都是很頭疼的問題，我們國家的很多標準都是延續了傳統的管理方式，并不適合現代信息化的要求，這本身也是一個很大的問題，軟實力的提升不是一天兩天的事情；在企業制定存儲模型或者空白文件模板的時候，進行標準化的定義，最好有專門的標準化人員對數據進行標準化的審核及管理。

3.4 個性化的設置不能違背總的要求，制定統一的分類機應用規則。

分類好后，需要有一個規則，讓大家很容易的理解和應用，文檔和數據分類規則要定制的合理、簡單、高效；個人即使因為某些習慣進行個性化也不能違背了整體的原則。

4：整理舊的歷史數據

歷史數據的整理是一個很大的問題，如果企業的數據一直比較規范，標準化實施的很好，問題就會小一些，如果數據不規范，最好就不要直接進入系統，整理規范后再統一的導入系統，以減少不必要的垃圾數據。以下幾點需要注意：

4.1 越早開始越好，最好在系統實施初期就制定統一的方案。而不是等到系統配置結束后再進行實施。

其實歷史數據的整理，就是統一化。要達到一個原則，即使是錯誤的，也要是一種類型的錯誤，這樣更改也簡單。怕就怕是個性化太多，需要高素質的人做重復性勞動的事情。

4.2 適當的開發一些自動化的程序或工具以提高效率，解決時間

如果數據比較規范，可以要求實施公司開發一些自動化的工具，進行快速的導入。

4.3 適當的采用合適的激勵措施，保證整理的質量和完備性、準確性。

如果必須要對現有和歷史數據進行整理，要定制數據整理計劃，進行適當的物質獎勵，如有的公司，整理一張舊圖紙獎勵10元等措施。盡量減少抵觸情緒，以免影響系統應用的正常情緒。

5：規范數據接口結構

現在很多企業都上了ERP、項目管理等系統，PDM/PLM作為一個基礎的數據管理系統，能夠為其他的系統提供基礎的數據或相應的數據交流接口。以下幾點需要注意：

5.1 正確的評估與其他系統數據直接交流的方式及安全性、準確性、可行性。

不同系統之間的數據接口及數據交換是一件很危險的事情，一旦考慮不周就有可能引起一系列的問題，造成嚴重的后果，所以必須要對安全性、準確性可行性進行周密的分析和考慮。

5.2 不要使用過于復雜的數據交流方案，不要片面的追求自動化

越復雜越危險，有時候適當的降低一下自動化的程度，反而是一種明智的做法。

5.3 不同的系統管理人員要正確的評估需求。

要保證數據交換的準確性和完畢性，就需要不同的系統管理員或者系統的主要應用人員執行周密的思考和測試，不要想當然去決定某件事情。

6：培養內部應用和管理團隊

如果沒有相關的系統應用經驗，要提前選定系統應用的種子人員和系統管理及企業內部的系統管理人員，提前讓一部分人先了解系統應用的原因、過程和好處。系統實施過程中，這些人員要提供其業務范圍內的準確的意見和系統實施建議。

6.1 不要妄圖在一個很短的時間內讓一個一無所知的人變成一個“啥都懂”的人。

表面上看起來很簡單的東西，對于從沒有接觸過的人，可能就是一個大山，有時候把自己考考的低一些，是有利于學習和成長的。有些企業是實施準備實施后才可使確定“種子”或者叫“關鍵用戶”，靠系統實施期間短短的時間，除了極個別的人員，大多數都對為什么實施系統、系統的作用等并不了解，其也不會主動了解，所以需要和管理層的思維保持同步，在企業的高層進行培訓、考察時就應該提前介入了，這樣也有利于中低層了解高層的管理意圖和企業的發展需求，主動的進行學習并在后期的實施中提供關鍵的業務支持。

6.2 盡量使用具有相關素質的人員。

大家都說，“21世紀最貴的東西就是人才”，每個企業都希望自己又高素質的人才，都希望每個人都是多面手，都是高素質，這顯然是不現實的，所以我們需企業甄別不同人員的能力和素質，在系統實施期間，擔任相應的責任，賦予相應的權力。要遵循一個原則，那就是實際的能力比學歷和專業更重要，企業要不拘一格的使用人才，千萬不要過分的追求看起來很好很匹配的東西。

說了上面那么多，主要是想說在導入PDM系統之前，首先要對需求有明確的了解并且知道系統能夠解決那些問題，能給企業帶來什么，有什么好處，而不是盲目的基于行業的特點或者基于道聽途說的觀點，不從企業自身的特點及需求出發（企業的文化、工作流、數據基礎、執行力、管理及應用人員素質等都可能對系統的實施產生致命影響，千萬不要以為在同一行業中的某個企業上了某個系統，那么這個系統就一定適合自己的企業）聽說好就上或者某些奇怪的理由不是從真正的需求出發做出決策。所以需要在上PDM系統之前，企業的自身需要做自身的調研、梳理、整改工作，將一些基本的規則、流程進行改進以符合計算機及信息化提供管理的特點，提高相關人員的基本素養，了解系統介入后的效果和特點，提出明確的目標和務實的考核指標，這樣才能在應用系統后，促進企業的發展，讓PDM/PLM系統成為企業進一步發展的基石和有力支撐的工具。

2009-9-25

王毅修改于天津沃克小鎮

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